To værktøjer til at strukturere tid og opgaver

Af Sus Desirée

Når du ikke altid dine opgaver til tiden? Mangler du tid til forberedelse? Ender du ofte med at arbejde om aftenen, når du egentlig skulle holde fri? Kritiserer du dig selv for at mangle overblik, og afholder du dig måske endda fra at bede chefen om hjælp af frygt for at virke inkompetent?

Hvis du kan svare ja til bare ét af ovenstående punkter, ligner du mange af de ledere og specialister, jeg møder i mit arbejde. Mange har travlt og vælger derfor at droppe planlægningen i forsøget på at nå så mange opgaver som muligt. Men det er en dårlig ide. Din hjerne bliver stresset, og du mister overblik. Du ender med at løse de opgaver, der ligger lige for, fremfor dem, der er vigtigst.

I stedet for skal du sætte tid af til at:

• skabe overblik
• planlægge
• prioritere din tid.

Umiddelbart kan netop dét føles stressende, men det er en god investering. Det giver hjernen ro og overblik, og så fungerer den bedre.

Her får du to værktøjer til at planlægge og strukturere din tid og dine opgaver, som jeg ofte bruger sammen med ledere og specialister, der har travlt. De er ret banale, men de virker.

1. Skab overblik med en lagkagemodel

Det første værktøj går ud på at skabe et overblik over, hvordan du bruger din tid. Tegn en stor cirkel på et stykke A4 papir. Fordel så dine opgaver som lagkagebidder. Sæt derefter procent på hver af dine opgaver – hvor meget fylder de. Tæl til sidst sammen, hvor mange procent det bliver til i alt. Ofte viser det sig, at opgaverne fylder 125 – 160%.

I det daglige er vi tilbøjelige til at undervurdere mængden af opgaver og den tid, de tager. Ofte glemmer vi også at afsætte tid til opgaver som for eksempel transport, at besvare e-mails eller forberede møder. Vi får et mere realistisk billede, når vi sætter os og laver en systematisk vurdering. Og ofte viser det sig, at der er for mange opgaver til den tid, vi har til rådighed.

Næste skridt er at lave en mere realistisk version af lagkagen. Der er især tre måder, du kan skabe bedre overensstemmelse mellem tid og opgaver.

• Optimer din tid. Det kan du for eksempel gøre ved at løse nogle opgaver mindre grundigt. Ikke alle opgaver behøver at blive løst 100% – ofte er 60% eller 80 % tilstrækkeligt.
• Uddeleger til dine medarbejdere eller samarbejdspartnere. Lav en liste over, hvilke opgaver du kan uddelegere til hvem. Og så er det vigtigt at have tillid og lade den anden gøre arbejdet som aftalt. Ellers risikerer du at bruge den vundne tid på at kontrollere andres arbejde.
• Prioriter dine opgaver. Har du en leder over dig, kan du søge hjælp til at prioritere. Er du selv den øverste, henter du hjælp ved at genbesøge strategien. Brug den til at vurdere, hvilke opgaver du skal opprioritere, og hvilke du kan nedprioritere, forlænge deadline på eller uddelegere. Igen er det nyttigt at lave en liste, så du har overblik.

2. Lav en realistisk ugeplan

Næste værktøj går ud på at lave en realistisk ugeplan. Lave et skema over din uge og fordel opgaverne fra lagkagen som blokke i skemaet.  Husk at lægge en blok ind til frokost hver dag. Alle hjerner har brug for pause og brændstof fra maden, og det er særlig vigtigt i en travl hverdag. Sørg også for at sætte tid af til planlægning og organisering en gang om ugen, så du løbende kan lave nødvendige tilpasninger, og hele tiden være på forkant.

Mange ledere oplever, at de bliver afbrudt af akutte opgaver og spørgsmål mange gange i løbet af en dag. De faste opgaver bliver derfor spredt over hele dagen. Ved at lægge blokke ind, hvor du ikke må forstyrres, sikrer du dig selv effektiv arbejdstid til de faste opgaver.

Til gengæld skal du sørge for kun at booke 60% af din tid. De resterende 40% er buffertid til de uforudsete opgaver. Dem er der mange af for en leder, så du kommer ikke til at kede dig. Til gengæld giver du hjernen bedre arbejdsbetingelser, fordi den ikke stresses af uløste opgaver eller manglende tid.

Det er særlig vigtigt, at du blokerer nogle tidspunkter, hvis andre kan gå ind og booke dig til møder eller lignende. Det behøver ikke at betyde at du bliver ufleksibel. Du kan altid flytte rundt på blokkene, hvis det passer bedre på en anden måde.

Disciplin, vedholdenhed og måske en sparringspartner

Det lyder umiddelbart let nok. Lav en realistisk vurdering af dine opgaver og planlæg, hvornår du vil gennemføre dem. Desværre er virkeligheden ikke altid helt så enkel. Hverdagen kommer i vejen med uforudsete opgaver og hændelser.

Det kræver derfor disciplin og vedholdenhed, hvis du vil holde fast i din planlægning. Måske er du i stand til at gør det selv. Men ofte bliver resultatet langt bedre, hvis du laver en fast aftale med en sparringspartner, som hjælper dig med til at overholde dine aftaler med dig selv.

I HumanAct arbejder vi med lederudvikling på alle niveauer i både små og store organisationer. Læs mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med at udvikle dig som leder.