Af erhvervspsykolog Pernille Frisch og psykolog og journalist Charlotte Juul Sørensen, HumanAct

Forestil dig, at du har fået mulighed for at starte en helt ny organisation. Det er fra begyndelsen helt klart, hvad jeres målsætning og strategi består i, kunderne er på plads og I er garanteret en vis omsætning. Det er nu op til dig at designe den bedst mulige organisation og ansætte de relevante medarbejdere.

Det kunne være sjovt, ikke? Og du har formentlig en masse spændende ideer til, hvordan du vil designe din organisation nu, hvor alt kan lade sig gøre. Hvilke afdelinger og enheder, din organisation skal bestå af. Hvilke medarbejdere du vil ansætte. Og hvordan de fysiske rammer skal være.

Sådan ser virkeligheden dog sjældent ud. Organisationer og virksomheder starter som regel i det små og vokser, efterhånden som de får succes. Deres udvikling er formet af både opgavers art og udvikling, kundestrømmen, bevidste og ubevidste valg og fravalg og af organisationens historie.

Derfor er det ikke sikkert, at din organisation har det bedste design set i forhold til jeres aktuelle opgaver og markedssituation. Og derfor er det en god ide at revidere jeres organisationsdesign med jævne mellemrum for at sikre, at I er bedst muligt organiseret i forhold til opgaven. Vi kommer her med seks gode råd til, hvordan I griber den proces an.

1. Start med målsætning og strategi

Det er afgørende vigtigt, at I ved præcis hvad jeres opgaver er, og hvordan I har tænkt jer at nå organisationens mål. Kun på den måde kan I organisere jer på den bedste måde. Derfor skal I altid starte med at forholde jer til, hvad der er jeres målsætning og strategi.

En strategi er en langsigtet planlægning af, hvordan virksomheden skal nå sine mål. Den skal hjælpe jer med at skabe fokus, så alle arbejder i samme retning, og den skal bruges til at prioritere jeres arbejdsopgaver.

Organisationsdesignet er den del af strategien der handler om, hvordan I opbygger organisationen, så den understøtter strategien bedst muligt. Det handler både om de fysiske rammer, den formelle opbygning og de teams og samarbejdsformer, I etablerer. Mere om det nedenfor.

2. Overvej jeres delingsprincipper

Næste skridt er at forholde jer til, hvilke delingsprincipper, I vil gøre brug af. Delingsprincipper er de kriterier man anvender, når man opdeler organisationen i enheder.

Ét delingsprincip er funktion. Her organiserer man sig, så medarbejdere med samme type arbejdsopgaver tilhører samme enhed. Man kan for eksempel have en produktionsafdeling, en udviklingsafdeling og en marketingsafdeling.

Et andet delingsprincip er geografi. Virksomheden har afdelinger for eksempel i forskellige landsdele eller lande og ofte et hovedsæde med den øverste ledelse placeret et centralt sted. De lokale afdelinger løser alle eller de fleste opgaver i lokalområdet.

Der findes mange forskellige delingsprincipper. Det kan for eksempel være produktkategorier, faggrupper, kundens vej gennem systemet eller projekter.

3. Tænk i scenarier

Når I overvejer forskellige delingsprincipper, kan det være en fordel at tænke i scenarier. Visualiser de forskellige muligheder. Det kan gøres ved at tegne klassiske organisationsdiagrammer, lave enkle illustrationer, bygge organisationen i legoklodser, eller hvad I kan finde på, som giver jer mulighed for at se organisationen udefra.

De forskellige illustrationer eller modeller giver jer noget mere konkret at forholde jer til, end hvis I blot snakker om det. De gør det lettere at forholde jer til, hvordan de forskellige muligheder vil udspille sig i praksis, og hvilke dilemmaer og udfordringer designet vil give anledning til.

Når I sammenligner de forskellige scenarier, så husk, at ingen designs er perfekte. Derfor gælder det om at overveje fordele og ulemper og om at finde det design, der er mest hensigtsmæssigt i forhold til jeres mål og strategi. En anden måde at sige det på er, at I skal overveje, hvilke ulemper I helst vil skulle vil skulle håndtere.

4. Inddrag medarbejderne

Traditionelt set er det ledelsens ansvar at beslutte og revidere organisationens design. Ofte kan det imidlertid være en fordel at inddrage mellemledere, medarbejderne, brugere eller andre med interesse i organisationen i processen.

De mennesker, der har deres daglige gang i organisationen, ved en hel masse om, hvordan organisationen fungerer i virkeligheden. De ved, hvad der virker, og hvad der typisk går galt. Derfor har de ofte relevante perspektiver at bidrage med.

Når medarbejdere er inddraget i processen, føler de også et større ejerskab over eventuelle forandringer. Det kan være med til at lette overgangen til det nye.

5. Kig på jeres eksisterende design

Når I har fundet frem til det mest hensigtsmæssige fremtidige design, er tiden kommet til at kigge på jeres nuværende. Hvis I tidligere har lavet organisationsdiagrammer eller andre former for visualiseringer, kan I starte med at kigge på dem.

Mindst lige så vigtigt er det imidlertid at undersøge, hvordan jeres organisation fungerer i virkeligheden. Sandsynligvis har tingene udviklet sig, og måske har medarbejderne allerede opbygget uformelle samarbejder, der opfylder nogle af organisationens behov.

Det er vigtigt, at I ser og anerkender de hensigtsmæssige ting, der allerede foregår i organisationen. Medarbejdere og mellemledere kan føle sig negligeret og overset, og ledelsen kan fremstå som ude af kontakt med organisationens hverdag, hvis I kommer med forslag til forandringer, der allerede har fundet sted i organisationen.

6. Lav en langsigtet plan

Når I har sammenlignet jeres eksisterende design med det nye, kan I begynde at lave en plan for udvikling. I skal ikke kun have en plan for, hvordan det hele skal ende, men også for, hvordan I kommer derhen.

Måske er der meget, der skal laves om. Måske er der kun lidt. Måske er der bindinger, som I ikke kan eller ønsker at ændre på den korte bane. Det kan være personhensyn i forhold til aktuelle ledere og medarbejdere, der sidder i de nuværende stillinger. Det kan være kundehensyn, hvor forandringer risikerer at koste for meget.

Ofte vil der være forandringer, der kan implementeres her og nu eller med en kortere tidshorisont, og forandringer, som skal modnes og falde på plads på en længere tidshorisont.

Læs mere om, hvordan vi arbejder med organisationsdesign