Af Pernille Frisch

Enhver håndboldspiller ved, hvordan en håndboldkamp fungerer. For eksempel at der er syv spillere på banen ad gangen, man må skifte ud så ofte man vil, man må kaste bolden, men ikke løbe mere end tre skridt med den i hænderne eller sparke til den. En masse ting er givet på forhånd, fordi banen og reglerne definerer spillet.

Men hvad nu, hvis målet ikke er at vinde VM i håndbold, men derimod VM i fodbold? Så er det nok en god ide at skifte træningshallen ud med grønsværen og begynde at træne sparketeknik i stedet for kast.

Noget lignende gør sig gældende i organisationer. Jeres struktur og arbejdsgange er bestemmende for, hvilke opgaver I kan løse, og hvor effektive I er. Derfor er det en god ide jævnligt at forholde sig til, om jeres måde at organisere arbejdet på, svarer til jeres aktuelle og fremtidige opgaver og de kvalitetskrav, der er til dem.

Opbyg det rigtige spil

En organisations spil udgøres af den måde, I opbygger jeres struktur. Hvordan I fordeler jer i afdelinger og teams. Hvilken ledelsesform I vælger. Hvordan I fordeler roller og ansvar. Hvordan I træffer beslutninger. Hvilke møder I holder, og hvordan I i øvrigt kommunikerer og samarbejder.

Jeres organisering og ”spilsystem” har betydning for, hvilke opgaver I kan løse, og om I når jeres strategiske mål. For eksempel er chancen for at udvikle nye produkter lille, hvis ikke I har en udviklingsafdeling, eller har sat bestemte teams eller medarbejdere på opgaven. Og to selvstændige afdelinger begynder sjældent at arbejde sammen af sig selv. Det skal man sætte i værk og afsætte tid til.

Jeg ser ofte, at en organisations struktur og samarbejde i høj grad er historisk betinget. Mange organisationer udvikler sig ved knopskydning, og etablerer så løbende de systemer, der er behov. Det betyder at strukturen er formet af fortidens opgaver snarere end fremtidens, og at den ikke er tænkt igennem som en helhed. Man spiller det spil, man plejer.

Hvis I vil have en organisation, der er klar til fremtiden, må I sætte tid af til at analysere situationen. Hvilke opgaver forventer I at skulle løse, hvordan vil I gøre det, og hvilken organisering og struktur vil bedst understøtte det!

Der findes mange løsninger

Der findes mange bud på, hvordan man kan organisere sig. Selvstyrende teams eller såkaldt blågrønne organisationer omtales af Frederic Laloux som fremtidens styreform. Det kan være en god form, hvis det er muligt og hensigtsmæssigt at medarbejderne løfter en stor grad af ansvar og beslutningskompetence. Teams gør det muligt for organisationen at handle hurtigt og reagere på forandringer. Den fordrer dog også et solidt samarbejde mellem de enkelte teams.

En hierarkisk opbygning kan være hensigtsmæssig, hvis ansvar, overblik og strategi skal ligge hos topledelsen. Mellemlederlaget har til opgave at sikre de rette ydelser eller produkter samt produktivitet og trivsel i forskellige typer af afdelinger. I den slags organisation er man afhængig af at kunne rekruttere ledere med de ønskede kvaliteter og at udvikle dem til at videreføre den ønskede organisationskultur.

Selvstyrende teams og hierarkisk opbygning er to yderpunkter. I praksis kan man forestille sig mange andre muligheder. Og inden I kaster jer ud i de store forandringer, er det en god ide at kigge på, hvordan den eksisterende struktur fungerer, og hvordan I bedst organiserer jer omkring fremtidige behov og fordringer. Der er kun grund til at lave forandringer, hvis de fører noget bedre med sig.

Forandring tager tid

Uanset hvilken form I vælger, skal I huske, at forandringer tager tid. Organisationer udgøres af mennesker af kød og blod. De skal have lejlighed til at forholde sig til det nye, og de skal involveres for at kunne omstille sig. Det er deres arbejdsliv, der bliver vendt op og ned.

Det er også vigtigt at være omhyggelig med kommunikationen om det nye. Det skal være klart for alle, hvad der kommer til at ske. Der skal være en dialog, så medarbejderne kan give udtryk for både forventninger og bekymringer.

Særlig vigtigt er det at forklare formålet med forandringerne. Som udgangspunkt vil både ledere og medarbejdere være interesseret i at fremtidssikre deres arbejdsplads og dermed deres job. Det kan virke motiverende at vide, at målet er at gøre organisationen klar til fremtidens opgaver.

Læs mere om, hvordan vi kan hjælpe jer med at udvikle jeres organisation.