Af Pernille Frisch, Erhvervspsykolog, HumanAct.
I samarbejde med Charlotte Juul Sørensen, HumanAct.

Flere borgere, sager eller klienter gennem systemet på den samme tid og bedre resultater. Mange arbejdspladser mærker et stigende arbejdspres uden at få tilført flere ressourcer.

Medarbejderne kommer let til at føle sig som ofre for nedskæringer og travlhed. Der snakkes i krogene, antallet af sygedage stiger, utilfredshed og konflikter spidser til, og der breder sig en oplevelse af håbløshed, der sluger energi og gør medarbejderne mindre effektive.

Som leder kan du sjældent trylle flere ressourcer frem. Men du spiller en afgørende rolle i at sikre, at opgaver og samarbejde glider – også i travlhed.

Her kommer en tjekliste med syv områder, hvor du med fordel kan sætte ind.

1. Afstem forventninger

Dine medarbejdere har forventninger til, hvordan du skal informere, anerkende, give feedback og i øvrigt håndtere rollen som leder. Omvendt har du forventninger til, hvordan dine medarbejdere skal løse deres opgaver, samarbejde og udleve arbejdspladsens værdier. Hvis I ikke kender hinandens forventninger, risikerer I at gå skævt af hinanden.

Sørg for at afstemme forventninger. Det kan du fx gøre ved, at medarbejdergruppen og du formulerer jeres forventninger til hinanden og derefter deler og drøfter. Meld klart ud, hvis du har særlige forventninger til, hvordan bestemte opgaver skal løses.

2. Løs dine konflikter

På mange arbejdspladser ligger der små eller store konflikter og ulmer mellem medarbejdere eller mellem medarbejdere og leder. Det kan for eksempel være uenigheder, misforståelser eller måske skuffelse over at være blevet forbigået til en opgave. Det sluger energi, og det har man ikke råd til i en travl hverdag.

Få konflikterne på bordet, og snak om dem. Målet er ikke nødvendigvis at nå til enighed, men at få forståelse for hinandens perspektiver og genoprette et godt samarbejdsklima.

3. Lav en skarp prioritering

Når man er presset, mister man let overblikket. Den opgave, der lander først, bliver lavet først, fordi den ligger øverst i bunken, eller det lød som om, den hastede.

Lav en prioritering, så I klarer det vigtigste først. Din opgave er at udstikke kriterier, så dine medarbejdere selv kan prioritere og ikke behøver spørge dig hver gang. Det kan fx være, der skal fokus på en bestemt type af opgaver eller opfyldelse af bestemte lovkrav.

4. Sænk perfektionismen

Nogle kan være i tvivl om, hvad der skal til for, at en opgave er løst godt nok. Unge medarbejdere kan for eksempel være tilbøjelige til at skrive meget udførlige journalnotater, der næsten ligner en skoleopgave.

Det er nærliggende at melde ud, at 80 pct. er godt nok, men det hjælper ikke den medarbejder, som ikke kender niveauet i forvejen. Giv retningslinjer eller skabeloner for opgaverne. Kig eventuelt på den enkelte medarbejders opgaveløsning og giv konkret feedback.

5. Rust medarbejderne til forandringer

Forestående forandringer kan få medarbejderne til at bekymre sig både for selve forandringen og for, om de kan klare det nye. Uro og bekymringer binder energi og fjerner fokus fra opgaven.

Lav en tidslinje, hvor I sammen plotter både tidligere og kommende forandringer ind. Det kan tydeliggøre, at I allerede har klaret mange nye ting, og styrke troen på, at I også magter det, der kommer. Samtidig kan I lave aftaler om, hvordan I håndterer kommende forandringer i fællesskab.

6. Opfind nye metoder

Når vi arbejder, etablerer vi vaner, og når noget er blevet en vane, holder vi op med at stille spørgsmålstegn ved, om det stadig er effektivt. Det er bare noget vi gør. Så begynder vi at gøre noget nyt, som også bliver til en vane. Efterhånden hober der sig metoder op.

Det er svært at udfordre sine egne vaner. Det kræver kreative metoder eller benspænd. Prøv i fællesskab at arbejde med, hvad I kan skære fra i jeres borgersamtaler, forældresamtaler osv. så de bliver 25 pct. kortere. Eller prøv at opstille nogle skøre ”Hvad nu hvis…” scenarier, fx ”Hvad nu hvis vi kun måtte holde stående møder.”

7. Fokuser på det, I har indflydelse på

Ofte kan medarbejderne komme til at fokusere på vilkår og omstændigheder, som er urimelige, men som I ikke kan gøre noget ved fx mangel på ressourcer, utilfredshed med politiske beslutninger, eller at borgerne er blevet sværere at arbejde med. Det er spildt energi, som smitter, fordi man bliver endnu mere presset og utilfreds.

I ændrer på det ved at flytte fokus over på de ting, I selv er herre over eller har indflydelse på, så I bruger energien til at skabe resultater. Det styrker både arbejdsmoral og trivsel hos dig selv og dine medarbejdere.

Det er ikke ensbetydende med, at du eller dine medarbejdere skal ignorere urimelige vilkår og omstændigheder. I må alle gøre jeres indflydelse gældende der, hvor I har mulighed for det, og have nogle grænser for, hvor meget I kan og vil presse jer selv og hinanden.

Du kan læse mere om, hvordan du kan udvikle dig som leder her.

Artiklen er også offentliggjort på Lederweb den 12. April 2017.